Le journal des causes justes.

Le fond des Nations-Unies pour l’enfance, UNICEF travaille avec moult partenaires pour la mise en œuvre de ses activités. Comment améliorer les rapports de partenariat avec une plus grande crédibilité au niveau des pièces comptables envoyées à son niveau par les partenaires ? Une question à laquelle, l’Avocate des enfants au sein des Nations-Unies, veut répondre en convoquant ses différents partenaires sur la justification des fonds. C’était à Koudougou dans la province du Boulkiemdé les 7 et 8 octobre 2019.

Déposer des justificatifs irréprochables ou du moins en grande partie crédibles, c’est l’objectif futur que vise l’UNICEF à travers cette formation des partenaires en C4D et méthode HACT. Aussi les a-t-elle invité à Koudougou du 7 au 8 octobre 2019 à la salle de réunion de DIMA Hotel.
Une sobre cérémonie d’ouverture a marqué le démarrage des activités du premier jour. En effet, en l’absence de la Directrice de la communication et de la presse ministérielle du ministère de la communication, le Chef de section C4D, Adama DERME a souhaité la bienvenue aux participants au nom des organisateurs de l’activité. Il a aussi situé le contexte de la tenue de cette rencontre. L’objectif selon lui c’est l’amélioration de la qualité du partenariat et partant des pièces justificatives. En somme cette rencontre qui a regroupé les responsables et les gestionnaires de structures partenaires de l’UNICEF a pour objectif d’améliorer l’application des procédures harmonisées de transfert de fonds (HACT).
Une première communication a été présentée par Karim Sankara sur « la prévention de l’exploitation et les abus sexuels ». Il a expliqué les deux notions à savoir « l’exploitation sexuelle » et « l’abus sexuel ». Il a d’abord recueilli le point de vue des participants sur les deux notions. Ensuite dans ses explications il a résumé en disant que l’exploitation sexuelle est similaire au proxénétisme. L’auteur utilise sa position pour obtenir des dividendes de l’activité sexuelle de la victime. Par contre pour l’abus, il y a une implication de l’auteur. Il est acteur direct de l’acte sexuel. Le Protocole des Nations Unies ne peut pas condamner un ressortissant d’un Etat-membre. Le protocole sur les abus et l’exploitation sexuelle, selon ses explications, est une loi supranationale qui est sensée s’appliquer aux travailleurs de l’UNICEF et aux partenaires. Pour le facilitateur Sankara, les Etats membres des Nations-Unies qui ont des forces de sécurité habilitées à poursuivre et condamner les fautifs d’abus doivent veiller à l’application des peines si les enquêtes établissent les preuves.
Carole Lankoandé a ensuite entamé sa communication sur l’éthique et la stratégie anti-fraude. L’éthique est un ensemble de valeurs qui doivent guider notre conduite. Pourquoi alors une politique anti-fraude ? Pour elle, les pièces non justifiées, les détournements ont un impact négatif sur la vie sociale. En 2017, en Afrique de l’Ouest, 4,16 million de dollars d’éventuels détournement. Pire, la fraude peut créer une crise entre les bailleurs et l’UNICEF et aussi d’autre part entre l’UNIVEF et les partenaires. Elle a ensuite présenté l’adresse mail de la structure chargée de lutter contre la fraude au sein de l’UNICEF. La dénonciation des cas de fraude, selon elle, est anonyme. Cependant elle a invité les acteurs à dénoncer les cas de fraude avec des détails. L’adresse est integrity1@unicef.org. Elle a lancé un appel à l’endroit des responsables de structure pour qu’ils établissent les budgets en collaboration avec les gestionnaires car cela évitera les difficultés dans la mise en œuvre.
La troisième et la quatrième communication de la journée ont été animées par Salif OUEDRAOGO, l’un des membres de l’équipe chargée des Finances. Il a communiqué dans un premier temps sur « procédures d’achats et plan de distribution ». Pour lui le plan d’approvisionnement est une étape nécessaire.
La question de la gestion des stocks a été aussi abordée par Monsieur OUEDRAOGO. Selon lui le chipping list ou liste d’approvisionnement doit être fait à temps pour permettre les achats-approvionnement. L’établissement d’un calendrier d’achat est obligatoire. Ces achats sont faits par la division achats une structure à laquelle il appartient. Pour lui, le gros travail programmatique de sa structure n’est pas toujours perçu par les partenaires et également par les collègues. Bien des fois les gens transposent leurs urgences à notre niveau. Or, le plus souvent ils le font en dehors des délais raisonnables », a-t-il indiqué. Les achats sont cependant un volet complexe. Parfois, la non spécification des produits demandés complique la tâche des agents de son service. Cependant ce travail est facilité par les spécifications des produits. Il y a selon le présentateur deux types de produits : ceux normés et ceux non normés. Les produits normés se retrouvent dans des secteurs comme l’informatique et la mécanique. Il n’y a pas de produits qui se ressemblent dans ce secteur. Aussi les achats sont plus faciles à être effectués. Les achats selon lui doivent être entreposés dans un lieu où le nettoyage doit fait au sol, au niveau des murs et à la fois au niveau du plafond.
La communication de M. Salif OUEDRAOGO a mis fin aux travaux de la première journée.
Les travaux du deuxième jour ont débuté avec l’évaluation du jour précédent suivi de la lecture et des amendements du rapport des travaux du premier jour.
Les participants à l’atelier ont ensuite suivi avec une communication de Madame Carole Lankoandé sur « les Procédures HACT ».
Madame Lankoandé a procédé à une définition du concept HACT. C’est une terminologie qui signifie de façon plus visuelle et selon une démarche acrostiche :
Harmonised (Harmonisé)
Approch to (Cadre Opérationnel)
Cash (Espèces)
Transfers (Remise)
Ainsi donc en français, c’est le Cadre Opérationnel Harmonisé pour la Remise des Espèces.
UNICEF, PNUD et UNFPA sont les trois Agences qui appliquent les procédures HACT. Au départ elles étaient quatre et c’est le départ de PAM qui justifie ce nombre de trois. Selon la présentatrice, cette approche tire son origine des Accords de Paris.
Une étape qui a suscité beaucoup d’intérêts au niveau des participants c’est le « remplissage du formulaire FACE » et « les différentes modalités de paiement » animés par M Yacouba OUEDRAOGO. Le présentateur a expliqué que sa communication a pour objectifs : de pousser les partenaires à utiliser de manière correcte le FACE afin de mener les activités selon le programme préétablit.
Il précise que le FACE possède sept (7) parties. Il a insisté entre autres sur les étapes de Titre, Pays, Programme, Projet, code du projet, Personne responsable, Plan de travail, Nom du partenaire, le numéro Vendor, la date…
Abordant les modalités de financement il précise qu’il y en a trois : Transfert de Fonds Directs (DCT), le Remboursement et le Paiement Direct. Il a aussi ajouté que le FACE est un formulaire qui se présente sous deux formes : FACE de rapport et FACE de demande d’autorisation.
Pour toute demande de financement il faut le déposer un mois en avance afin de permettre à l’UNICEF de traiter de façon diligente la demande. Concernant la périodicité de transferts de fonds directs, DCT, elle se fait de façon trimestrielle. Il a tenu à préciser que les partenaires qui ne soumettent pas leurs FACEs sur plus de six mois ne sont pas éligibles au sein de l’UNICEF. Cependant, il existe des situations exceptionnelles où seule l’approbation du représentant exigée suivie d’une bonne justification peut conduire à une réélection.
Il a par la suite pris l’exemple sur une formation donnée. Pour lui, les tickets de paiement pour le transport sont bien spécifiés dans le budget et les TDR. Aussi selon les principes de l’UNICEF, il faut obligatoirement justifier les fonds de façon concordante.
A la suite de cette présentation, des exercices pratiques ont été soumis à cinq groupes. Chaque groupe avait le devoir de trouver des solutions à des requêtes qui devraient être présentées sur un FACE.
Abordant les dépenses inéligibles, Mme Lankoandé a relevé qu’on a : les dépenses engagés en dehors de la mise en œuvre ; les dépenses non dûment autorisées par l’autorité compétente, comme stipulé dans les politiques et procédures du partenaire ; les prix supérieur aux prix en vigueur sur le marché pour les biens et services sans justification appropriée.
Elle a aussi mis un point d’honneur sur l’archivage des pièces, une méthode qui facilite la justification des fonds et permet aux structures partenaires d’avoir une « mémoire » efficace et efficiente pour l’avenir.
A la fin des travaux, c’est plus confiant en leurs capacités à travailler de façon professionnelle avec l’UNICEF que les participants ont terminé les deux jours de travaux. Un mot de remerciement aux participants et une invite à appliquer les enseignements reçus a été fait par Adama DERME, Chef de section C4D. Camille OUEDRAOGO.